Как посчитать потребность отделения в расходниках и не промахнуться с фасовкой

Считать потребность приходится раз в год, а расплачиваться за ошибку — все двенадцать месяцев. Причём промах почти никогда не в оценке потока пациентов: старшая медсестра знает свой расход лучше любой методики. Рвётся в другом месте — в единицах измерения, в кратности упаковки и в сроках. Об этом и поговорим.

Шаг первый: считаем в манипуляциях, а не в упаковках

База расчёта — не «сколько коробок ушло в прошлом году», а число процедур. Коробки в прошлом году могли закончиться в ноябре, могли остаться на складе, могли уйти в соседнее отделение. Число инъекций, перевязок, осмотров и заборов крови — величина устойчивая, и её проще защитить перед экономистом.

Дальше на каждую процедуру расписывается набор: сколько пар перчаток, какой шприц, какая игла, сколько сантиметров пластыря. Норму расхода на процедуру задаёт учреждение своими внутренними документами — это не то, что поставщик может посчитать за вас. Что мы можем — это перевести получившиеся штуки в позиции спецификации без потерь.

Шаг второй: единица учёта. Пара или штука

Самая частая ошибка в наших спецификациях выглядит так: заказчику нужно 20 000 перчаток, он пишет «20 000 пар». Приезжает вдвое больше, чем нужно, и половина бюджета позиции уходит впустую.

Правило простое. Латексные и нитриловые смотровые перчатки считаются в парах: в коробке 50 или 100 пар, в серии High Risk — 25 пар. Виниловые часто фасуются поштучно — 100 штук в упаковке. Хирургические стерильные — попарно, каждая пара в индивидуальном конверте, по 40 или 50 пар в коробке. Комплекты с индикацией прокола считаются комплектами из двух пар, по 25 комплектов в коробке.

Тот же вопрос актуален для маркировки: в карточке товара в Национальном каталоге атрибут «Количество единиц употребления в потребительской упаковке» заполняется значением «ШТ.» или «ПАРА» — и от этого зависит, что именно приедет в УПД. Подробнее об этом — в статье про маркировку в «Честном ЗНАКе».

Шаг третий: кратность упаковки и короба

Отгрузка идёт кратно минимальной упаковке. Минимальной суммы заказа у нас нет, а вот дробить упаковку нельзя — и это надо заложить в расчёт заранее, иначе спецификация не сойдётся с накладной на пару процентов, и это придётся объяснять.

С коробами история такая. В наименованиях китайских линеек часто стоит запись вида 100/3200, 60/1200, 36/720 или 45/720. Первое число — количество штук в блоке, второе — в коробе. Например, шприцы в упаковке по 10 штук с коробом 144 дают 1440 шприцев в коробе. Если в спецификации написано «144», кладовщик получит 144 короба, а не 144 шприца.

Отдельно про пластырь. Рулонный пластырь считается не в штуках, а в метрах: катушки бывают длиной 100, 250 и 500 см при ширине от 1 до 5 см. Катушка на 500 см расходуется медленнее и обычно выгоднее в пересчёте на метр при закупке на отделение. А ширину выбирают по задаче: 1–2 см — фиксация трубок и катетеров, 3–5 см — повязки и объёмные перевязки.

Шаг четвёртый: страховой запас

Страховой запас считается не «на глаз», а от срока поставки. Формула житейская: сколько расходуется за время, которое проходит от заявки до приёмки, плюс запас на срыв. Если позиция едет со склада за два-три дня, запас нужен небольшой. Если позиция ввозная и едет месяц, запас другой.

У нас отгрузка идёт со склада в Пушкино, до транспортной компании доставка бесплатная, дальше — любым перевозчиком до вашего города. Реальный срок по вашему направлению менеджер называет при подготовке предложения — на него и стоит опираться, а не на среднюю цифру.

Шаг пятый: сроки годности

Запас, купленный «с большим запасом», иногда не доживает до использования. Стерильные изделия имеют срок годности, указанный на индивидуальной упаковке, и стерильность держится ровно при соблюдении условий хранения — сухо, без перепадов, без солнца.

Про рентгеновские расходники это особенно чувствительно. Плёнку хранят в сухом прохладном месте, экранированном от рентгеновского и гамма-излучения, и без химических паров; неизрасходованную плёнку — в вертикальном положении, на торце. Химические реактивы держат при температуре от плюс 4 до плюс 25 градусов. Если условия хранения на складе учреждения этого не позволяют, годовой запас лучше разбить на две-три поставки — это дешевле, чем списывать испорченное.

Чек-лист перед отправкой заявки

• По каждой позиции указана единица измерения: пара, штука, комплект, метр, литр рабочего раствора.
• Количество кратно минимальной упаковке.
• Числа вида 100/3200 в наименовании расшифрованы и не попали в спецификацию как количество.
• Размеры перчаток разложены по факту, а не поровну: перекос по размерам всегда есть, и остаток «эски» на складе — обычная история.
• Расходники, привязанные к аппарату, сверены с моделью аппарата: плёнка сухой печати — с моделью принтера, экраны и плёнка для влажной обработки — по спектру свечения, реактивы — по способу обработки, ручной или машинный.
• Заложен страховой запас от реального срока поставки, а не от календаря.

Чем можем помочь

Если позиции уже выбраны, соберите корзину в B2B-портале и выгрузите коммерческое предложение — оно формируется сразу, с кодами КТРУ и ОКПД2 и данными регистрационных удостоверений, и его можно приложить к обоснованию начальной цены. Если позиции ещё не выбраны, пришлите перечень или техническое задание на 1@garant1.ru: подберём и скажем, где позиция подпадает под код неоднозначно. Подробнее — на странице поставок по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Купить оптом: Перчатки медицинские, Шприцы, Иглы инъекционные, Пластырь и повязки